有限会社タカオ様 Zoho CRM 導入プロジェクト ／ 2026-07-29 打ち合わせ反映版

Zoho CRM 設定要件定義書（有限会社タカオ様）

項目内容
文書バージョンv1.1（2026-07-31） ／ 初版 v1（2026-07-10）
今回の改訂2026-07-29 打ち合わせでご決定いただいた内容を反映しました。変更箇所は §0 にまとめています（本文中は 🆕 で示しています）
位置づけZoho CRM 上で設定・構築する内容と、その進め方を定義した文書です。8月中の構築期間を通じて、双方の認識合わせに使用します
ご確認いただきたい箇所§0（今回の変更点） と §7（ご決定をお願いしたい事項）
次回打ち合わせ2026年8月3日（月）10:00
作成株式会社 etika

0. 🆕 今回の変更点（2026-07-29 打ち合わせの反映）

7月29日の打ち合わせでいただいたご指摘・ご決定を、本要件定義書に反映しました。

0-1. 顧客情報について

#変更内容反映先
1「顧客ステータス」項目を新設しました。ブラックリストのように、特定のお客様への配信を制御するために使います。
チェックボックスではなく選択肢にしたのは、「LINE が全く届かない状態にすると苦情になる」とのご指摘を受け、「このイベントだけは配信しない」といった段階的な制御を将来できるようにするためです		§3-1
2「旧顧客担当者」項目を廃止しました。「誰が担当」という運用を設けていらっしゃらないためです§3-1
3顧客の関係性（親子・兄弟姉妹・友人など）の表示を改善します。これまで ID のような文字列で表示されていたものを、「親子」等が一目で分かる名称に自動で付けるようにし、クリックすると相手の詳細画面に移動できるようにします§3-1

標準の「担当者」欄について：Zoho の標準機能のため非表示にできません（データを作成した方が自動的に割り当たる仕様です）。使わない運用としてご認識ください。

0-2. 受注伝票について

#変更内容反映先
4「領収額」「残額」を追加しました。残額は「合計 − 領収額」で自動計算します（打ち合わせ中に「小計との差」と申し上げた点は、ご指摘のとおり「合計との差」に訂正しております）。手で入力いただくのは領収額のみです§3-5
5「受渡方法」を追加しました。現行の紙帳票と同じ お持ち帰り／御来店／ご連絡まち／宅配便／コレクト／店配 の6区分で、複数に該当する場合も選べるようにしています。あわせて納品の「担当（班）」も選択式で追加しました§3-5
6受渡方法を「明細ごと」には持ちません（第1フェーズ）。「マットレス3台のうち2台は持ち帰り、1台は後日お届け」といった細かい管理は、入力の手間が現場のご負担になるため、当面は紙の備考欄での運用を継続します§3-5
7入力画面の「品名」と「品番・名称」は、分けたままとします（一度1列にまとめる案も検討しましたが、分けた方が良いとのご判断をいただきました）§4-1

0-3. 帳票（印刷）について

#変更内容反映先
8用紙は B5・縦、明細は最大30行（B5 3枚相当）で確定しました。A4 は現場で広げて置くには大きすぎるとのご指摘によります§4-3
9折りたたんで保管されることを前提に、お名前の近くに納期・受渡方法を集約するレイアウトに変更します。現行のままだと、折りたたんだ際に納期が裏面に回りトラブルの原因になるためです§4-3
10適格請求書（インボイス）の体裁にはしません。本帳票は受注書であって領収書ではないため、明細ごとの消費税計算は行いません§4-3
11紙の運用は残す前提とします。寝具は「物」と伝票をセットで動かす業態のため、100%デジタルが最適とは限りません。まず紙で運用を開始し、デジタル化できるところから随時切り替える方針です§4-3

0-4. 画面・その他

#変更内容反映先
12「商品情報一括編集」画面を新たに用意します。1画面で「商品グループ → サイズごとの商品 → 販売価格・仕入価格」を編集できる画面です。「入力の手間がかかりすぎると機能しなくなる」とのご意見を受け、任意項目から必須項目に格上げしました§4-1
13商品の検索は、商品グループ・商品のどちらからでも、ID でも文字列でも引けるようにします§4-1
14郵送ダイレクトメールの送付履歴を管理できるようにします（キャンペーン機能）。「どなたにどのDMを送ったか」を顧客情報から辿れます。あわせて表示ラベルを日本語化しました§3-11
15入力は PC・iPad のいずれも「ブラウザで CRM にログインして」行っていただく運用とします（アプリからは専用画面を開けない可能性があるため）§2
16Zoho Bookings の予約とお客様情報の紐付けは、メールアドレスに加えて電話番号でも照合します（ご要望をいただき、対応可能であることを確認しました）§5

0-5. 進め方について

#変更内容反映先
178月中は毎週月曜 10:00 の定例とし、初回は 8月3日とさせていただきます（お盆期間はスキップ）。9月以降は社員の皆様へのご説明が始まるため、曜日を再調整します§8
18高尾様に Zoho の画面から項目を自由に追加していただいて構いません。変更内容のご報告は不要です（弊社側で変更履歴を取得できます）。お触りいただき終わった時点でご一報いただければ、こちらで変更箇所を確認し、意味をお伺いします§8

1. システム構成と前提

#前提
1構成は Zoho CRM Enterprise ＋ Zoho Campaigns ＋ Zoho WorkDrive（Starter）＋ 既存の Zoho Bookings
2ユーザーライセンスは 3名想定。紙伝票の入力担当・LINE返信担当の人数確定に応じて見直します（→ §7）
3実装は3段階：第1フェーズ（コア構築＋データ移行・〜9月）→ 第2フェーズ（オンボーディング・9〜10月）→ 第3フェーズ（LINE／メール拡張・11月〜）
49月のコア稼働を基本線とします。10月は年間最大の繁忙期のため、機能追加は行わず安定運用に専念します
5LINE連携は Poster を採用し、1対1のやり取りは CRM 内で完結させる構成
6商品マスターは Zoho 内で完結（Notion 連携は見送り）
7自動通知（アラート）は実装保留。購入後のフォローは一覧からの手動アプローチで運用

2. 共通設定

#設定項目内容
2-1組織設定会社情報・営業時間・通貨（日本円）・タイムゾーン（東京）
2-2ユーザー登録3名想定（→ §7-2）。⚠️ 現在のご契約は1名分・有効期限 2026年8月24日です。9月の稼働まで環境を止めないため、更新と増席のお手続きが必要です
2-3権限設定管理者／一般（店舗スタッフ）の2系統。仕入価格・メーカー希望価格は一般ユーザーから見えないように制御
2-4仕入価格の非表示商品の「仕入価格」を権限単位で非表示（設定済み）
2-5タグ運用セグメント抽出・対応記録（連絡済／未対応）に使用
2-6🆕 入力端末受注伝票の入力は PC・iPad のいずれもブラウザで CRM にログインして行います。CRM の外に別システムは作りません

3. モジュール（タブ）別の設定内容

3-1. 連絡先（顧客マスター）

分類設定内容
🆕 顧客ステータスブラックリスト等の配信制御に使う選択肢。現在は仮の値を設定しており、高尾様に社内でご検討のうえ編集いただく前提です（→ §7）
🆕 顧客関係性顧客同士を相互にリンクし、関係種別（親子・兄弟姉妹・友人 等）を保持します。片方で設定すると双方向にリンクされます。関係名は「親子」等が一目で分かる名称を自動生成し、クリックで相手の詳細に移動できるようにします
🆕 廃止した項目旧顧客担当者（担当者を設ける運用がないため）
LINE 連携用の項目LINE ID・紐付けステータス・同意取得日時・正規化電話番号 など（第3フェーズで追加）
メール配信配信同意（チェック）と同意取得日
SNSInstagram はカスタム項目に手入力。X・Facebook は標準機能で紐付け可能
関連情報受注伝票／メンテナンス履歴／利用者カルテ／予約（Bookings）／DM送付履歴
データ量移行対象 約29,000名（重複を整理したうえで）

3-2. 商品グループ

分類設定内容
項目グループ名／商品グループコード／カテゴリ／メーカー／素材／商品説明／商品画像
役割品名単位の親。サイズ違いの商品をまとめる単位です。品名単位での売上集計や「羽毛布団購入から10年」といった抽出の起点になります

3-3. 商品（サイズごとの1単位）

分類設定内容
項目商品グループ／サイズ・色・生地グレード・硬さ／羽毛量・重量・素材・サイズ詳細／メーカー希望価格／仕入価格（非表示）／JANコード／商品コード／有効フラグ
命名規則「品名＋サイズ」（例：羽毛掛けふとん プレミアムダウン93% シングル）
効率化複製による派生商品の作成（サイズ違い・色違いの量産）。廃盤は有効フラグをオフにすると選択画面から消えます（過去の実績は残ります）

3-4. 価格表

分類設定内容
パターン標準価格／会員価格／催事価格 など「販売条件の軸」。サイズの軸には使いません
運用事前にマスターとして作成。価格未設定の商品も受注時に手入力でき、標準価格を呼び出した後の編集も可能です
価格3区分メーカー希望価格＝商品項目／販売価格＝価格表／仕入価格＝商品の非表示項目

3-5. 受注伝票

分類設定内容
ステータス受注／手配中／お届け済／完了／キャンセル（伝票単位で管理。商品単位では持ちません）
🆕 金額項目領収額（受け取った金額・手入力）／残額（合計 − 領収額・自動計算）。手入力は領収額のみで、小計・合計・残額は自動算出します
🆕 受渡方法・担当お持ち帰り／御来店／ご連絡まち／宅配便／コレクト／店配（複数選択可）／担当（班）
🆕 受渡方法の粒度明細ごとには持ちません（第1フェーズ）。細かい管理は紙の備考欄で運用し、定着後に改めてご判断いただきます
明細商品を選ぶと親の商品グループが自動でセットされ、先にグループを選ぶとその中の商品に絞り込まれます。標準価格を呼び出したうえで明細ごとの編集・手入力が可能です
🆕 明細の列「品名」（＝商品グループ）と「品番・名称」（＝商品）は分けたままとします
運用ルール一部返品などは伝票を再度起票し、メモとリンクで関連付けます。有料クリーニングも受注伝票を起票します
データ量移行対象 約132,000件（＋明細）

3-6. メンテナンス履歴

分類設定内容
項目お客様（必須）／受注伝票（任意）／実施日／種別／有償・無償／金額
表示受注伝票の詳細画面に別タブとして表示（売上データと混ざりません）
特徴他店で購入された品や、移行前の古い品のメンテナンスも記録できます（受注伝票との紐付けが任意のため）。将来のセグメント抽出の条件にも使えます

3-7. 利用者カルテ（オーダー枕）

分類設定内容
項目氏名／電話番号／紙カルテの撮影画像／購入者／利用者・続柄
運用当面は紙カルテを併用し、CRM 側はお電話でのお問い合わせ時にすぐ検索できる状態を優先します。測定データの詳細な入力は、運用が定着してからの段階的な拡張とします

3-8〜3-10. LINE 関連（第3フェーズ）

モジュール内容
LINEメッセージ1対1のやり取りを CRM 内に保存。返信も CRM の画面から行います
LINE配信履歴一斉配信の本文・配信数・既読数などの集計値
送信対象記録「どなたに送信したか」の記録。配信は必ず CRM 起点で行う運用に統一します

3-11. 🆕 キャンペーン（郵送DM の履歴管理）

分類設定内容
目的郵送ダイレクトメールの送付履歴を管理します。「どなたにどのDMを送ったか（送る予定か）」を顧客情報から辿れるようになります
運用キャンペーン（例：「DM送付 2026-07-29」）を作成 → 注文回数などの条件で絞り込んだお客様を対象として追加 → 顧客詳細画面から送付履歴を確認
🆕 日本語化種別＝広告／郵送ダイレクトメール／メール／展示会・催事／紹介プログラム／その他 など
状況＝計画中／実施中／停止中／完了
位置づけ郵送DM から LINE・メールへの移行状況を、同じ枠組みで測れるようになります

4. 画面・自動化・帳票

4-1. 専用画面（ウィジェット）

#画面概要時期
W1受注伝票 入力画面1画面で完結する入力画面。
🆕 ① お名前の検索で電話番号・ご住所が自動入力され、該当がなければその場で新規のお客様を登録／② 「品名」「品番・名称」は別の列／③ 商品検索は商品グループ・商品の両方から、ID でも文字列でも可能／④ 数量×単価で金額を自動計算／⑤ 領収額のみ手入力・残額は自動／⑥ 受渡方法は伝票単位／⑦ 控え印刷ボタンから帳票を出力		第1
W5🆕 商品情報一括編集1画面で「商品グループ → サイズごとの商品 → 販売価格・仕入価格」を編集できる画面。「入力の手間がかかりすぎると機能しなくなる」とのご意見を受け、任意 → 必須に格上げしました第1
W2セグメント抽出「3ヶ月以内に羽毛布団をご購入」のように、商品単位・メンテナンス実績まで踏み込んだ抽出を行い、対象のお客様にタグを一括付与する画面第1
W3LINE 送受信顧客詳細画面で、LINE のトーク画面のように送受信できる画面第3

W1・W5 は初版が完成しています。 8月3日の定例では、実際に画面を操作いただきながら、使い勝手のご確認と作り込みを進めさせていただきます。

4-2. 自動処理

#自動化内容時期
F1Bookings 予約の紐付け🆕 メールアドレス → 電話番号 → お名前の順で既存のお客様を照合し、該当がなければ新規登録します。お名前のみの一致では自動紐付けしません（同姓同名による誤更新を防ぐため）第1
F2移行データの一括登録サザンクロスのデータを変換し、まとめて登録します第1
F9🆕 顧客関係名の自動生成「親子」等が一目で分かる名称を自動で付けます第1
F10🆕 残額の自動計算合計 − 領収額を自動で算出します第1
F3〜F8LINE 関連受信保存・新着通知・電話番号の正規化・タグ同期・配信サマリの取得 など第3

4-3. 🆕 帳票（受注伝票の印刷）

現行の紙帳票「受送注配書」を元に、以下のとおり確定しました。

項目決定内容理由
用紙サイズB5・縦A4 は現場で広げて置くには大きすぎるとのご指摘によります
明細の最大行数最大30行（B5 3枚相当・1枚あたり約10行）現行帳票の明細が約10行／枚。「マックス3枚」とのご意見によります
レイアウト折りたたんで保管される前提で、お名前の近くに納期・受渡方法を集約現行のままだと、折りたたんだ際に納期が裏面に回りトラブルの原因になるためです
小計／合計小計＝ページごとの小計、合計＝総額。1枚に収まる場合は同じ金額になります紙が2枚にまたがる場合の運用に対応するためです
消費税適格請求書の体裁にはしません本帳票は受注書であって領収書ではないためです
入力する金額領収額のみ手入力。小計・合計・残額は自動計算—
出力の流れ入力画面の「控え印刷」ボタン → PDF 出力 → 御社のプリンターで B5 印刷—
紙運用の位置づけ紙は残す前提。第1フェーズの目的は「顧客データと受注伝票をデータとして残すこと」です「物」と伝票をセットで動かす業態のため。定着後に段階的にデジタル化します

4-4. ダッシュボード（初期4枚）

#ダッシュボード主な利用者内容
D1売上概況経営層月次売上・前年同月比／商品グループ別／催事・チャネル別
D2購入後アプローチ店舗スタッフ未対応のお客様一覧・対応記録
D3運用チェック管理者入力遅延・未入力・重複候補の確認
D4顧客・LINE移行状況経営層友だち数・紐付け率・配信実績（第3フェーズ稼働後）

5. 外部サービスとの連携

#サービス連携内容時期
E1Zoho Bookingsご予約を顧客情報に集約。🆕 メールアドレスに加えて電話番号でも照合します第1
E2Zoho WorkDrive商品画像・カルテ画像などの保管（1TB）。CRM から直接プレビューできます第1
E3Zoho Campaignsメール配信・開封／クリックの計測。LINE の友だち登録とは完全に別管理とし、当初は数百〜数千件からのスタートを想定します第3
E4Poster（LINE）1対1のやり取りと一斉配信。Poster のご契約はお客様直接となります第3
E5Googleカレンダーお届け日時から予定を自動作成任意オプション
E6スマレジ（POS）現時点では商品コード類の先行実装のみ。連携そのものは将来将来

6. データ移行

#項目内容
M1方式サザンクロスの注文CSV（全期間分）を、弊社のパソコン上で動くプログラムで変換します。お客様の個人情報を外部サービスにアップロードすることはありません
M2消費税の扱い過去データは税抜・税込が混在しているため、明細に消費税額の記録があるかどうかで振り分けます（切り替わり時期の情報をご提供ください）
M3対象外紙管理時代のキャンセル伝票（データ化されていないため）
M4品質検証全注文について「明細合計＝値引後金額」「数量合計＝注文点数」を機械的に照合し、不一致がゼロであることを確認してから登録します。サンプルデータでの検証は完了済みです
M5⚠️ 前提全期間分のデータのご提供が必須です（→ §7-1）
M6登録順序商品グループ → 商品 → 価格表 → お客様 → 受注伝票 → 受注明細

7. ご確認・ご決定をお願いしたい事項

8月3日以降の定例で順次確定させていただきます。7-1 と 7-2 は特にお急ぎでお願いいたします。

#ご確認いただきたいこと内容期限の目安
7-1⚠️ サザンクロスからの全データのご提供第1フェーズで最も時間がかかる項目です。①エクスポート作業はどなたが行うか（ベンダー様への依頼が必要か）②依頼先・費用・所要日数 ③一度に出せる期間の上限 ④出力できる項目 ⑤受け渡し方法（暗号化ZIP または Zoho WorkDrive）⑥受領目標日
ここが決まらないと、データ移行だけでなく、実データを前提とした抽出画面やダッシュボードも着手できません		8/3 に段取り確定／8月中旬にご提供
7-2⚠️ ライセンスの更新と人数の確定現在のご契約は1名分・有効期限 2026年8月24日です。紙伝票の入力担当者数＋LINE返信担当者数をご確定のうえ、更新と増席をお願いします8月上旬
7-3販売価格のパターン標準価格のみか、会員価格・催事価格を設けるか8月上旬
7-4🆕 顧客ステータスの選択肢現在は仮の値を設定しています。社内でご検討のうえ、ご編集をお願いします8月中
7-5🆕 納品担当（班）の名称7/29 は「選択式にする」ことのみ決定しており、実際の班名を伺えておりません。現在は仮の値を設定しています8/3
7-6商品のバリエーション・仕様項目サイズ・色・生地グレード・硬さの選択肢／羽毛量・重量などの項目8月上旬
7-7商品グループのカテゴリ体系分類の一覧8月上旬
7-8SNS アカウント項目の対象Instagram 中心か、X・Facebook も含むか8月中
7-9メンテナンス種類の一覧記録対象とする種類と有償／無償の区分8月中
7-10セグメント抽出の条件「羽毛布団10年」「マットレス7年」「購入2週間後のお礼」など、よく使う組み合わせ8月中
7-11任意オプションの採否Googleカレンダー連携（+1人日）／POS スタンバイ設計（+1人日）8月中
7-12消費税の切り替え時期移行データの税抜／税込判定の検証に使用します8月上旬
7-13LINE の運用体制個別対応スタッフと権限／想定の月間送信通数第3フェーズ前
7-14メール配信の詳細同意の取得導線（店頭・フォーム）と同意文言第3フェーズ前

確定済みの事項（7/29 打ち合わせにて）

項目決定内容
顧客関係の種別ラベル親子・兄弟姉妹・友人 等から選択。ラベルは高尾様が随時ご編集いただけます
帳票のレイアウトB5 縦・明細最大30行・折りたたみ前提・適格請求書の体裁にはしない（§4-3）
受注入力画面の方式紙伝票に寄せた1画面入力＋控え印刷
受渡方法の粒度伝票単位（明細単位は第1フェーズ対象外）
入力端末PC・iPad ともブラウザで CRM にログイン

8. 進め方とスケジュール

8-1. 🆕 定例の設定

8月中は毎週月曜 10:00（高尾様が月曜ご休業のため）。初回は 2026年8月3日・オンライン可・お盆期間はスキップ。

9月以降は社員の皆様へのご説明が始まるため、曜日を再調整させていただきます。

8-2. 8月3日（次回）の内容

順内容
1受注伝票 入力画面・商品情報一括編集画面 を実際に操作いただきながらご確認
27/29 にいただいたご指摘の反映結果のご確認
3⚠️ サザンクロスからの全データご提供の段取り確定（§7-1・最優先）
4顧客ステータスの選択肢・納品担当（班）の名称のご確認（§7-4・7-5）

8-3. 全体スケジュール

時期主な内容
8月上旬〜中旬受注伝票・帳票の作り込み／Bookings 連携／セグメント抽出画面の開発
8月中旬⚠️ サザンクロスのデータご提供（目標）
8月中旬〜9月中旬データ移行（テスト投入 → 検証を複数回 → 本番登録）
9月上旬〜中旬実データでの稼働前検証・現場でのご確認・不具合修正
9月22日コア機能の本番稼働（目標）
9月〜10月現場スタッフの皆様への研修・運用手順書・録画教材（第2フェーズ）
10月繁忙期のため機能追加は行わず、安定運用に専念（訪問・スタンバイサポート）
11月〜LINE・メール連携（第3フェーズ）

8-4. 🆕 構築期間中の運用について

8-5. 体制

役割担当主な責務
プロジェクトオーナー高尾様ご意思決定・社内調整
現場責任者御社 現場責任者様業務フローのご確認・現場のご意見の集約・受入確認
実装・進行管理株式会社 etika設定・開発・データ移行・週次進行管理・議事整理
ベンダー調整高尾様（etika が支援）サザンクロス社への全データ書き出しのご依頼

8-6. 稼働までの確認工程

工程内容合格基準
移行検証テスト投入を複数回実施金額・点数の照合で不一致ゼロ／重複顧客の解消
機能テスト入力 → 伝票発行 → 控え印刷 → 予約連携の一連の流れ紙伝票と同等の入力が1画面で完結し、金額が一致すること
現場受入実データでの検証・現場スタッフの皆様による操作確認現場責任者様の受入確認
稼働判定9月中旬に実施可否をご判断上記3工程の完了

9. 変更履歴

版日付変更内容
v12026-07-10初版
v1.12026-07-312026-07-29 打ち合わせのご決定を反映（§0 に一覧）。顧客ステータスの新設・旧顧客担当者の廃止・顧客関係名の改善／領収額・残額・受渡方法・担当の追加／帳票を B5 縦・明細30行で確定／商品情報一括編集画面を必須に格上げ／郵送DM の履歴管理を追加／Bookings の電話番号照合／月曜10時の定例 ほか

ご不明な点や、認識の相違がございましたら、8月3日の定例、またはそれ以前でもお気軽にお知らせください。